Viisi työkalua yhdistyksen avuksi

1. Vuosikello

Uuden yhdistystoimijan kannattaa perehtyä ensitöikseen yhdistyksen sääntöihin. Niistä selviää mitä yhdistyksen kokouksissa pitää milloinkin päättää. Kokouksia voi olla vuosittain yksi tai kaksi. Hallitus tai johtokunta on työrukkanen, joka hoitelee yhdistyksen asioita näiden isompien, yleisten kokousten välillä. Hallituksen kannattaa rakentaa kokousten rytmittämä vuosikello, johon merkitään milloin kokoukset viimeistään pitää järjestää ja milloin kutsut kokouksiin viimeistään pitää lähettää. Lisäksi vuosikelloon voi merkata milloin tilinpäätöksen pitää olla valmis ja milloin se viimeistään pitää kiikuttaa toiminnantarkastajille.

2. Sähköposti

Hallituksen tai johtokunnan kokousten pöytäkirjat voi tarkistuttaa koko porukalla sähköpostin avulla. Seuraavassa kokouksessa puheenjohtaja ja sihteeri sitten allekirjoittavat pöytäkirjan. Kaikilla pitää olla sähköpostiosoite ja kaikkien pitää sähköpostiaan myös lukea.

3. Tiedottaja

Kaikkien yhdistysten kannattaa valita tiedottaja, ensinnäkin koska töitä pitää jakaa useammalle toimijalle ja toiseksi siksi, että tiedotettavaa yhdistyksessä tosiaan piisaa. Valittakoon henkilö, jota homma kiinnostaa ja jolle pestistä voi olla esimerkiksi ammatillista hyötyä.

4. Kuvaaja

Tiedottaja voi hyvin myös kuvata mutta kuvaaja voi olla myös oma toimihenkilönsä. Porukassa on usein joku, jota kuvaaminen kiinnostaa ja jolla on siihen hiukan paremmat vehkeet kuin muilla. Älypuhelimella otetut näpäykset eivät useimmiten riitä täyttämään lehtien vaatimuksia painolaatuisesta kuvasta. Lehtikuvan pitäisi olla TIEDOSTOkooltaan vähintään pari megaa. Tiedostokoko ja fyysinen koko ovat kaksi eri asiaa, siksi kapiteelia tuossa äskeisessä virkkeessä. Nettisivuille voi hyvin tunkea niitä älypuhelin- ja tablettikuvia. Yhdistyksen kaikista tapahtumista ja jopa kokouksista kannattaisi ottaa kuvia arkistoon: dokumentointi kunniaan!

5. Tiedostonhallinta

Sihteeriksi kannattaa valita sen verran järjestelmällinen henkilö, että hänen jäljiltään jonkun muunkin on mahdollista päästä jyvälle yhdistyksen sähköisestä arkistosta.  Kansioita on osattava luoda, nimetä ja järjestää johdonmukaisesti. Hyvä idea on laittaa asiakirjat johonkin pilvipalveluun, jossa kaikki asianosaiset pääsevät niitä katselemaan.

Ei kommentteja vielä.

Jätä kommenttisi